SOTO – Dalekowschodnie Centrum Kulturalno-Sportowe

POLITYKA PRYWATNOŚCI SOTO

//Obowiązuje od 21 września 2026 r.

Informacja o aktualizacji:

Uporządkowaliśmy informacje o administratorze danych, celach i podstawach przetwarzania, okresach przechowywania, odbiorcach danych oraz prawach osób. Rozróżniliśmy wiadomości organizacyjne i dobrowolny marketing, a także dodaliśmy informacje dotyczące płatności online.//

Informacje o plikach cookies: Polityka plików cookies.

1. Administrator i kontakt

   Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z działalnością Klubu SOTO, korzystaniem z serwisu soto.waw.pl i zamawianiem usług jest

   SOTO Spółka z o.o.

   ul. Łucka 15 lok. 204, 00-842 Warszawa,

   NIP: 1132958982, REGON: 369055015, KRS: 0000710600.

   Adres korespondencyjny: ul. Radzymińska 10/29, 03-752 Warszawa.

   Kontakt w sprawach ochrony danych: rodo@soto.waw.pl.

2. Zakres i cele przetwarzania

   Przetwarzamy dane podane podczas kontaktu, zakładania konta, zapisów na zajęcia, rezerwacji, zakupu karnetów, realizacji płatności i składania reklamacji. Zależnie od sprawy mogą to być: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, dane niezbędne do obsługi zamówienia i rozliczeń, historia rezerwacji i płatności, treść korespondencji oraz dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu. Podanie danych niezbędnych do zawarcia i wykonania umowy jest warunkiem obsługi zamówienia; pozostałe dane podaje się dobrowolnie, chyba że ich podanie wynika z przepisów.

• Rejestracja, obsługa konta, karnetów, rezerwacji, zajęć oraz wiadomości organizacyjne: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem).
• Wystawianie i przechowywanie wymaganych dokumentów księgowych i podatkowych: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).
• Obsługa reklamacji, kontaktu i dochodzenie lub obrona roszczeń: odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO, zależnie od konkretnej czynności.
• Newsletter i komunikacja marketingowa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, gdy podstawą jest dobrowolna zgoda, z uwzględnieniem odrębnych przepisów dotyczących komunikacji marketingowej.
• Zapewnienie bezpieczeństwa serwisu i przeciwdziałanie nadużyciom: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora), w niezbędnym zakresie.

   Komunikaty dotyczące rezerwacji, zmian terminu zajęć, płatności i innych kwestii koniecznych do realizacji zamówionej usługi nie są newsletterem marketingowym i mogą być przesyłane niezależnie od zgody marketingowej. Zgodę marketingową można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. 

3. Konto i system rezerwacji Fitssey

   Informacje o stronie są dostępne bez zakładania konta. Rejestracja i obsługa zajęć, karnetów i rezerwacji odbywa się za pośrednictwem zewnętrznego systemu Fitssey. Dostawca systemu otrzymuje dane niezbędne do realizacji tych funkcji, na zasadach wynikających z właściwej umowy i jego roli w przetwarzaniu danych. Dostęp do konta wymaga uwierzytelnienia. Prosimy o aktualizowanie adresu e-mail, aby umożliwić doręczanie komunikatów dotyczących usług.

4. Płatności elektroniczne

   Jeżeli wybierzesz płatność elektroniczną, dane niezbędne do jej zainicjowania, obsługi, potwierdzenia, rozliczenia lub zwrotu mogą zostać przekazane operatorowi Przelewy24 (PayPro S.A.). Operator przetwarza dane w zakresie i na podstawach właściwych dla świadczonych przez niego usług płatniczych. Informacje o jego zasadach przetwarzania danych znajdują się w dokumentach operatora udostępnianych podczas płatności i na stronie Przelewy24.

   SOTO otrzymuje informacje niezbędne do potwierdzenia i rozliczenia transakcji.

5. Odbiorcy danych

   W niezbędnym zakresie dane mogą otrzymywać dostawcy hostingu i obsługi IT, systemu rezerwacji Fitssey, operatorzy płatności, podmioty obsługujące księgowość oraz podmioty współpracujące przy realizacji zamówionych usług, jeżeli jest to konieczne. Dane mogą być także udostępniane uprawnionym organom, gdy wymagają tego przepisy. Nie sprzedajemy danych osobowych. Informacje o partnerach realizujących usługi są dostępne na stronie Partnerzy.

6. Okres przechowywania

   Dane konta i realizacji usług przechowujemy przez czas potrzebny do obsługi umowy i konta, a po jej zakończeniu tylko w zakresie i przez czas uzasadniony obowiązkami prawnymi lub potrzebą dochodzenia albo obrony roszczeń. Dokumenty księgowe i podatkowe przechowujemy przez okres wynikający z właściwych przepisów. Dane przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody marketingowej przechowujemy do jej wycofania lub wcześniejszego ustania celu. Poszczególne kategorie danych mogą mieć różne okresy przechowywania; zamknięcie konta nie powoduje usunięcia dokumentów, które musimy zachować z mocy prawa.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

   W granicach przewidzianych przez RODO przysługuje Ci prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz wycofania zgody w dowolnym momencie. Nie wszystkie prawa mają zastosowanie w każdej sytuacji; na przykład obowiązek przechowywania dokumentacji może wykluczać natychmiastowe usunięcie niektórych danych. Żądania kieruj na rodo@soto.waw.pl. Masz również prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).

8. Informacje dotyczące zdrowia i kontaktu alarmowego

   Ze względu na charakter zajęć uczestnik może zostać poproszony o oświadczenie, czy jego stan zdrowia pozwala na bezpieczny udział w treningu. Nie należy przekazywać szczegółowych informacji medycznych, jeżeli nie są one niezbędne. Jeżeli w konkretnej sytuacji SOTO przetwarza dane dotyczące zdrowia, wymaga to odrębnej podstawy z art. 9 RODO, właściwej dla danego celu. Uczestnik może podać kontakt do osoby, którą należy powiadomić w nagłej sytuacji; prosimy o uprzednie poinformowanie tej osoby o przekazaniu jej danych kontaktowych SOTO.

9. Osoby niepełnoletnie

   Zgłoszenia osób niepełnoletnich na zajęcia odbywają się z udziałem rodzica lub opiekuna prawnego zgodnie z Regulaminem i zasadami obowiązującymi dla danych zajęć. Nie należy przesyłać danych dziecka ani dokonywać w jego imieniu zamówień bez odpowiedniego umocowania.

10. Newsletter i wiadomości

   Newsletter może zawierać wiadomości z życia klubu, informacje o stażach, wydarzeniach, nowych zajęciach i ofertach. Wysyłamy go zgodnie z zakresem udzielonej zgody. Zgoda nie jest warunkiem udziału w zajęciach i można ją wycofać poprzez ustawienia konta, mechanizm rezygnacji udostępniony w wiadomości (jeśli występuje) lub kontakt z SOTO. Wiadomości konieczne do realizacji usług wysyłamy niezależnie od newslettera.

11. Wizerunek, publikacje i serwisy zewnętrzne

   Zasady utrwalania i publikacji wizerunku uczestników opisuje Regulamin. Zgoda na publikację wizerunku, jeżeli jest wymagana, jest odrębna od zgody na marketing e-mail. Komentarze i materiały publikowane w publicznych częściach serwisu mogą być widoczne dla innych. Przy korzystaniu z serwisów zewnętrznych, takich jak Facebook, ich operatorzy mogą samodzielnie przetwarzać dane zgodnie z własnymi zasadami; nie wyłącza to odpowiedzialności SOTO za przetwarzanie danych, za które SOTO odpowiada.

12. Cookies i analityka

   Strona może wykorzystywać pliki cookies niezbędne do działania serwisu oraz — w zakresie faktycznie uruchomionym i zgodnym z dokonanym wyborem użytkownika — cookies analityczne lub marketingowe. Szczegółowe informacje o kategoriach, dostawcach, okresach działania i sposobie zarządzania zgodami powinny odpowiadać aktualnej konfiguracji strony i są przedstawione w Polityce plików cookies oraz w ustawieniach zgód, jeżeli są stosowane. Korzystanie ze strony samo w sobie nie oznacza zgody na wszystkie cookies.

13. Zmiany dokumentu i kontakt

   Polityka może być aktualizowana, w szczególności w razie zmiany procesów lub przepisów. Aktualna wersja jest publikowana na stronie SOTO wraz z datą obowiązywania. W sprawach dotyczących ochrony danych skontaktuj się z nami: rodo@soto.waw.pl.